Dossier de demande d'APA : formulaire, étapes et délais

Où trouver le formulaire de demande d'APA ?

Depuis le 1er octobre 2023, il existe un formulaire unique, quel que soit le département : « Demande d'aides à l'autonomie à domicile pour les personnes âgées » (cerfa n°16301). Il sert à demander l'APA, versée par le département, ou l'accompagnement à domicile proposé par l'Assurance retraite et la MSA. Dans le formulaire, un court questionnaire sur le niveau d'autonomie (page 7, partie 4) vous aide à savoir où l'envoyer : au conseil départemental pour l'APA, ou à la caisse de retraite.

Selon votre département, vous pouvez :

• envoyer le formulaire papier par courrier au conseil départemental ;
• ou le transmettre en ligne sur le service numérique d'aides à l'autonomie, quand le département le propose (le portail national est demande-autonomie.gouv.fr, ouvert progressivement sur le territoire).

Pour savoir lequel s'applique chez vous, entrez le numéro de département sur la page APA de service-public.gouv.fr ou contactez le point d'information local pour les personnes âgées de votre secteur.

En EHPAD, la démarche est différente : après le choix de l'établissement, la direction indique les formalités à accomplir. Les montants sont détaillés sur la page montant de l'APA.

Quelles pièces joindre au dossier d'APA ?

• la photocopie d'une pièce d'identité du demandeur : carte d'identité (recto verso), passeport ou livret de famille. Pour un ressortissant hors Union européenne, Espace économique européen et Suisse : carte de résident ou titre de séjour en cours de validité ;
• un relevé d'identité bancaire (RIB) au nom du demandeur ;
• la photocopie du dernier avis d'imposition ou de non-imposition du demandeur (toutes les pages), et celui de son conjoint le cas échéant ;
• la photocopie du dernier avis de taxe foncière, dans certains cas (pour chaque bien non loué du demandeur et de son conjoint) ;
• si la personne est sous protection juridique, la photocopie de la décision de justice.

Le certificat médical n'est pas obligatoire pour l'APA : il est facultatif. S'il est joint, l'évaluateur peut s'en servir. Le formulaire permet aussi de demander une carte mobilité inclusion en même temps, avec un certificat médical (voir la CMI pour une personne âgée).

Un enfant peut aider son parent à remplir le dossier. Si le parent est sous protection juridique, la décision de justice est à joindre.

Que se passe-t-il après l'envoi du dossier ?

1. Accusé de réception. Les services du département ont 10 jours pour accuser réception. Si le dossier est incomplet, ils réclament les pièces manquantes.
2. Dossier complet. À partir de ce moment, tous les délais se comptent. Le département vous informe par courrier.
3. Visite d'évaluation à domicile. Un professionnel de l'équipe médico-sociale du département fait le point sur la situation, les besoins et les attentes, et évalue le niveau de perte d'autonomie (le GIR). Il échange aussi avec le proche aidant, s'il le souhaite.
4. Proposition de plan d'aide. Si la personne est éligible, elle reçoit une proposition dans les 30 jours suivant le dépôt du dossier complet.
5. Votre réponse. Vous avez 10 jours pour accepter, refuser ou demander une modification. En cas de modification demandée, l'équipe envoie une nouvelle et dernière proposition sous 8 jours.
6. Décision. Elle arrive par courrier, au plus tard 2 mois après le dépôt du dossier complet. Le premier versement intervient le mois qui suit la décision.

En cas d'accord, la notification de décision est le point de départ de l'ouverture des droits. Dans certains départements, le courrier de convocation précise qu'une personne de l'entourage peut être présente pendant la visite, ce qui rassure souvent.

Comment se passe la visite d'évaluation à domicile ?

L'évaluateur pose des questions sur la façon dont la personne accomplit les gestes du quotidien (se lever, faire sa toilette, s'habiller, se déplacer) et sur son entourage. Dans certains départements, il demande aussi à voir la salle de bain, les toilettes et la chambre, pour repérer les risques de chute et le matériel utile. Il peut calculer le GIR sur place et construire le plan d'aide avec la personne.

Le plan d'aide peut comporter des heures d'aide à domicile, des protections, du portage de repas, de la téléassistance, de l'accueil de jour, du matériel adapté ou des aménagements du logement.

Pour préparer la visite : listez avec votre parent ce qui devient difficile et ce qui est déjà fait par la famille, et décrivez les mauvais jours, pas seulement les bons. Le niveau de perte d'autonomie est jugé sur ce que la personne ne fait pas seule, pas sur ce qu'elle réussit un jour de forme.

Les niveaux de GIR sont expliqués sur la page grille AGGIR.

Quels sont les délais, et comment obtenir l'APA en urgence ?

En cas d'urgence médicale ou sociale (changement brutal de l'état de santé, de l'entourage), le département peut attribuer l'APA à titre provisoire, sous forme d'avance forfaitaire. Elle prend effet à la date d'enregistrement du dossier complet, pour 2 mois maximum, en attendant le plan d'aide. Son montant est de 1 040,16 € selon service-public.gouv.fr et de 1 040,17 € selon pour-les-personnes-agees.gouv.fr (2026).

Que faire si l'APA est refusée ou si le montant est trop bas ?

1. Recours administratif préalable obligatoire (RAPO). Écrivez au président du conseil départemental, en expliquant pourquoi vous contestez, dans les 2 mois qui suivent la notification de la décision. Joignez la copie de la notification et tout document utile. Envoyez le courrier en recommandé avec avis de réception, ou déposez-le à l'accueil des services du département.
2. Réponse du département. Le président du conseil départemental a 2 mois pour répondre après réception du recours.
3. Recours contentieux. Si vous restez en désaccord, vous pouvez saisir le tribunal administratif, dans les 2 mois qui suivent la notification de la décision contestée. Un pourvoi devant le Conseil d'État est possible ensuite.

Pour un plan d'aide jugé insuffisant, il n'est pas nécessaire d'attendre un refus : pendant les 10 jours de la proposition, vous pouvez demander une modification. Ensuite, la révision reste possible à tout moment.

Comment faire réviser l'APA quand la situation change ?

Vous pouvez demander une réévaluation des besoins (donc du plan d'aide et du montant) si la situation personnelle ou financière de la personne change, ou si celle de son proche aidant change. La demande peut être faite par la personne elle-même, son représentant légal ou un proche aidant. Après réception du dossier complet, elle est étudiée en urgence ou dans les 2 mois, selon les circonstances.

Signalez aussi au département tout changement de situation : déménagement, hospitalisation, changement de salarié, modification des revenus. Si une révision réduit l'APA, vous pouvez la contester par un recours amiable puis, si besoin, devant le tribunal.

Questions fréquentes